5. Manajemen dan Organisasi
1. Manajemen
Pengertian
dan peranan manajemen:
Manajemen dapat di artikan sebagai ilmu dan seni tentang upaya untuk
memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan secara
efektif dan efisien. Para ahli ekonomi umumnya mempunyai pengertian yang
berbeda tantang manajemen, berikut pengertian
Dengan demikian sebenernya manajemen itu hampir selalu ada pada setiap
kegiatan manusia sebab manusia akan selalu berusaha berkumpul dan bekerja sama.
Fungsi dan Proses Manajemen:
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang selalu ada dan melekat
dalam proses manajemen yang akan dijadiakan acuan oleh manajer dalam
melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen dapat dilakukan
di perusahaan manapun. Pada fungsi manajemen tersebut terdapat beberapa
pendapat mengenai fungsi manajemen:
1.
George R. Terry
Fungsi manajemen: planning,organizing, actuating, dan controlling.
2.
Harold Kontz dan Cyrill O’Donnel
Fungsi manajemen: planning, organizing, staffing, directing, dan
conrtolling.
3.
Henry Fayol
Fungsi manajemen: planning, organizing, commanding, coordinating
dan controlling
Berikut ini adalah garis besar dari keseluruhan teori yang telah
dijabarkan di atas kita dapoat menyimpulkan tiga fungsi manajemen yang sangat
umum digunakan yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan pengontrolan.
1.
Perencanaan (planning)
Perencanaan adalah kegiatan pertama seorang manajer dalam rangka
melaksanakan fungsi manajemen agar dapat membuat keputusan yang
teratur dan logis sebelumnya harus ada keputusan terlebih dahulu sebagai
petunjuk langkah-langkah selanjutnya. Keputusan itu mencakup hal-hal berikut:
- Analisis, yaitu perhitungan bagaimana perkiraan dimasa depan.
- Sasaran, yaitu perincian singkat dan tugas mengenai sasaran yang
ingin dicapai,menetapkan hasil yang diinginkan.
- Kebijakan, yaitu rumusan cara-cara kerja yang akan dilaksanakn.
- Program, yaitu urutan langkah-langkah yang akan dilakukan untuk
mencapai sasaran.
- Skedul waktu, yaitu penetapan waktu atau jadwal yang harus
dilakukan.
- Anggaran keuangan, yaitu penetapan sumber-sumber keuangan yang
digunakan untuk melaksanakan proyek yang direncanakan.
Planning yang efektif harus memenuhi 5 W 1 H:
- What : apa tujuan yang hendak dicapai
- Why : mengapa
hal tersebut perlu dilakukan.
- Where : dimana hal tersebut akan dilakukan.
- When : kapan hal tersebut akan
dilakukan
- Who : bagaimana cara melakukannya
Fungsi
perencanaan bermanfaat untuk hal-hal berikut:
a. Mengimbangi ketidakteraturan dari perusahaan.
b. Memusatkan perhatian pada sasaran.
c. Memperoleh pengelolaan yang ekonomis dan dan efektif
d. Memudahkan pengawasan.
e. Mendorong orang memberikan prestasi.
3.
Pelaksanaan (Actuating)
Actuating atau tahap pelasanaan merupakan penerapan atau implementasi
dari rencana yang telah ditetapkan dan diorganisasikan.Actuating merupakan langkah-langkah
pelaksanaan rencana didalam kondisi nyata yang mekibatkan segenap anggota
organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
§ Actuating adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan
sendirinya atau penuh kesadarab secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang
dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini dibutuhkan kepemimpinan (Leadership).
§ Leadership adalah kemampuan untuk mempengaruhi orang lain agar
mau bekerja dengan tulus sehingga pekerjaan berjalan lancar dan tujuan dapat
tercapai.
4.
Pengawasan (Controlling)
Pengawasan adalah fungsi manajemen yang tak kalah pentingnya, karna
didalam pengawasan dilakukan koreksi. Pengawasan diperlukan untuk melihat
apakah rencana dilaksanakan sesuai dengan tujuan. Tujuan pengawasan adalah
untuk mencegah atau untuk memperbaiki kesalahan,penyimpangan, penyelewengan dan
kegiatan lainnya yang tidak sesuai dengan rencana. Didalam pengawasan paling
tidak dilakukan tiga proses, yaitu:
§ Melakukan pengukuran terhadap hasil kerja yang telah dicapai.
§ Melakukan perbandingan hasil kerja yang telah dicapai dengan
standar yang telah ditetapkan sebelumnya.
§ Melakukan koreksi terhadap hasil kerja yang meliputi pembiayaan
dan efesiensi kerja.
Proses Manajemen:
Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
§ Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir
tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya,
perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk
mencapai tujuan tersebut.
§ Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran.
Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan
manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana
tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk
memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan,
disebut kebutuhan.
§ Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan
proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara
perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan
dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa
rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan
fungsi pengendalian.
Ciri-Ciri
Manajer Profesioanal:
1. Mempunyai rasa percaya diri yang besar.
2. Berpandang jauh kedepan.
3. Berwawasan luas.
4. Berorientasi pada tujuan pencapaian dan hasil
Keterampilan
manajemen yang dibutuhkan:
Menurut
Robert L.Katz :
1. Keterampilan konseptual (conceptional skill)
2. Keterampilan berhubungan dengan orang
lain ( Humanity skill)
3. Keterampilan teknis (technical skill)
Menurut
ricky W. Griffin:
1. Keterampilan manajamen waktu.
2. Keterampilan membuat keputusan.
2.
Organisasi:
Definisi organisasi
Pengorganisasian (Organizing) Menurut kamus istilah organizing berarti
menciptakan suatu struktur dengan bagian-bagian yang terintegrasi
sedemikian rupa sehingga hubungan antara bagian-bagian dipengaruhi oleh
hubungan mereka dengan keseluruhan sruktur tersebut. Sedangkan pengorganisasian
sendiri mempunyai arti yakni sekelompok orang yang bekerja sama dengan
menempatkan tugas,fungsi,wewenang, dan tanggung jawab masing-masing untuk
mencapai suatu tujuan. Berikut beberapa pendapat para ahli mengenai definisi
dari organisasi:
1.Prof Dr.
Sondang P. Siagian
organisasi ialah setiap bentuk persekutuan antara
dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara
formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam
ikatan yang mana terdapat seseorang / beberapa orang yang disebut atasan dan
seorang / sekelompok orang yang disebut dengan bawahan.
2.Drs.
Malayu S.P Hasibuan
organisasi ialah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan
terkoordinasi dari sekelompok yang bekerja sama dalam mencapai tujuan
tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja.
3. Prof. Dr.
Mr Pradjudi Armosudiro
organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan
kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu
untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu.
4. James D
Mooney
Organization is the form of every human, association for
the assignment of common purpose” atau organisasi adalah setiap bentuk
kerjasama untuk pencapaian suatu tujuan bersama.
5. Chester L
Bernard (1938)
Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih
( Define organization as a system of cooperative of two or more persons) yang
sama-sama memiliki visi dan misi yang sama.
6. Paul
Preston dan Thomas Zimmerer
Organisasi adalah sekumpulan orang-orang yang disusun dalam
kelompok-kelompok, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.(Organization
is a collection people, arranged into groups, working together
to achieve some common objectives).
Fungsi
pengorganisasian:
a. Adanya pembagian tugas dan penggolongan kegiatan perusahaan.
b. Pembagian tugas kegiatan perusahaan kepada kelompok yang telah
ditetapkan.
c. Menentukan kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan
perusahaan.
Selain mempunyai fungsi, pengorganisasian juga mempunyai tujuan yakni:
a. Kemudahan dalam pelaksanaan tugas.
b. Kemudahan pimpinan dalam melakukan pengawasan.
c. Kemudahan dalam menentukan orang-orang yang dipercaya dalam
melaksanakan tugas.
Pentingnya
mengenal Organisasi:
a. Terciptanya hubungan yang baik antaranggota organiosasi.
b. Setiap anggota mengetahui tugas dan tanggung jawabnya dalam
rangka
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
c. Spesialisasi dalam melaksanakan tugas
Bentuk-Bentuk
Organisasi:
-
Organisasi Garis : diciptakan oleh Henry Fayol.
Organisasi ini hanya mengenal satu komando. Satu wewenang yang
turun langsung dari pempin kebawahan, mulai dari manajer puncak
langsung ke mandor, bawahan bertanggung jawab langsung pada atasan.
-
Organisasi Garis dan Staf : diciptakan oleh Harrington Emerson.
Merupakan bentuk organisasi yang mengambil kelebihan-kelebihan dari
organisasi garis seperti adanya pengawasan secara langsung, serta
mengambil kelebihan-kelebihan dari organisasi staf seperti adanya
spesialisasi kerja.
-
Organisasi Fungsional : diciptakan oleh F.W. Taylor
Bentuk organisasi ini merupakan gabungan dari bentuk organisasi
fungsional dan organisasi garis dan staf.
Prinsip-Prinsip Organisasi:
Prinsip-prinsip organisasi banyak dikemukan oleh para ahli, salah satunya
A.M. Williams yang mengemukakan pendapatnya cukup lengkap dalam bukunya “Organization
of Canadian Government Administration” (1965), bahwa prinsip-prinsip
organisasi meliputi:
1) Organisasi
Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas.
Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan
demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan. Misalnya,
organisasi pelayanan kesehatan seperti rumah sakit dan puskesmas sebagai suatu
organisasi, mempunyai tujuan yang ingin dicapai antara lain, memberikan
pelayanan kesehatan yang berkualitas dan lain lain.
2) Prinsip
Skala Hirarkhi.
Dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari
pimpinan, pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam
pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas
jalannya organisasi secara keseluruhan.
3) Prinsip
Kesatuan Perintah.
Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab
kepada seorang atasan saja.
4) Prinsip
Pendelegasian Wewenang.
Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan
pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada
bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil
yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi
kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain,
dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya
lagi.
5) Prinsip Pertanggungjawaban.
Dalam menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab
sepenuhnya kepada atasan.
6) Prinsip
Pembagian Pekerjaan.
Suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas
atau kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan
pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari
masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan memperjelas
dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas
jalannya organisasi.
7) Prinsip
Rentang Pengendalian.
Artinya bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh
seorang atasan perlu dibatasi secara rasional. Rentang kendali ini sesuai
dengan bentuk dan tipe organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan jumlah
pegawai yang cukup banyak, semakin kompleks rentang pengendaliannya.
8) Prinsip
Fungsional.
Bahwa seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional harus
jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab
dari pekerjaannya.
9) Prinsip
Pemisahan.
Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung
jawabnya kepada orang lain.
10) Prinsip
Keseimbangan.
Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan
organisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan
tujuan dari organisasi tersebut. Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan
melalui aktivitas/ kegiatan yang akan dilakukan. Organisasi yang aktivitasnya
sederhana (tidak kompleks) contoh ‘koperasi di suatu desa terpencil’, struktur
organisasinya akan berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar
seperti di Jakarta, Bandung, atau Surabaya.
11) Prinsip Fleksibilitas
Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai
dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena
adanya pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga
organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.
12) Prinsip
Kepemimpinan.
Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau
dengan kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses
kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut.
Sebab keberhasilan dan kegagalan Organisasi:
Keberhasilan atau kegagalan organisasi pasti berhubungan dengan peran
para anggotanya. Suatu keberhasilan dapat dicapai bila ada kerjasama yg baik
antar para anggotanya. Sedangkan kegagalan dapat disebabkan karna adanya faktor
internal di pengorganisasian tersebyut yang bersifat negatif.
